Chuyển phát nhanh Nhất Tín Logistics

Email giao dịch không đến được tay khách hàng

Mỗi ngày, đội ngũ Nhất Tín gửi đi hàng nghìn email xác nhận đơn hàng, thông báo vận chuyển và hóa đơn cho khách hàng lẫn đối tác trên khắp cả nước. Trên giấy tờ, đó là những email bình thường. Nhưng trên thực tế, nhiều trong số đó không bao giờ đến được inbox của người nhận vì bị hệ thống tự động gắn nhãn spam ngay từ cổng vào.

Vấn đề nằm ở chỗ tên miền gửi của Nhất Tín chưa được xác thực đúng chuẩn kỹ thuật, khiến các máy chủ nhận thư nghi ngờ tính hợp lệ và tự động chặn. Hệ quả thực tế: khách hàng không nhận được xác nhận đơn, đối tác chờ hóa đơn mà không thấy, nhân viên phải gọi điện kiểm tra lại những thứ lẽ ra email đã làm xong từ trước. Một chuỗi vận hành vốn được thiết kế để chạy tự động bỗng phải cần thêm bàn tay người mới hoàn thành.

Dữ liệu nhạy cảm liên tục bị nhắm đến

Song song với chuyện email gửi đi không đến nơi, hộp thư nhận của Nhất Tín lại đang bị khai thác theo chiều ngược lại. Là doanh nghiệp quản lý khối lượng lớn dữ liệu tài chính và thông tin đối tác, Nhất Tín trở thành mục tiêu hấp dẫn cho các chiến dịch tấn công qua email. Malware ẩn trong tệp đính kèm tưởng vô hại, email giả mạo mạo danh lãnh đạo hoặc đối tác yêu cầu xử lý gấp, phishing nhắm vào nhân viên có quyền truy cập hệ thống nội bộ. Tất cả đều đang xuất hiện đều đặn trong hộp thư của nhân viên.

Điều khiến tình huống trở nên đáng lo hơn là quy mô mạng lưới của chính Nhất Tín. Với hơn 350 bưu cục phân tán, chỉ cần một nhân viên ở một điểm bất kỳ mở nhầm tệp đính kèm chứa ransomware, mã độc có thể lan ra toàn hệ thống trước khi đội IT trung tâm kịp phát hiện. Doanh nghiệp vận hành 24/7 không có khái niệm "thời điểm thuận tiện để xử lý sự cố", và cơ chế hỗ trợ ticket-và-chờ của nhà cung cấp cũ càng làm tình trạng này thêm bấp bênh.

Nhất Tín nhận ra rằng bảo vệ hệ thống email không thể tiếp tục theo kiểu vá lỗi từng điểm. Cần một giải pháp kiểm soát được cả hai chiều luồng thư, có khả năng phát hiện mối đe dọa trước khi chúng chạm đến người dùng và cho phép đội IT giám sát tập trung toàn bộ hoạt động email của hơn 2.500 nhân sự. Đó là lý do Nhất Tín chọn triển khai EG-Platform cùng VNETWORK.

Xử lý từ gốc, triển khai trong 2 tuần

Trước khi triển khai hệ thống mới, đội ngũ chuyên gia VNETWORK thực hiện khoanh vùng và xử lý triệt để toàn bộ mã độc đang tồn tại trong hệ thống hiện có của Nhất Tín. Sau đó, toàn bộ dữ liệu được di chuyển sang hạ tầng email mới với kiến trúc bảo mật được tái cấu trúc hoàn toàn. Quá trình hoàn thành trong 2 tuần, không gián đoạn hoạt động kinh doanh.

EG-Platform từ VNETWORK bảo vệ toàn diện hệ thống email doanh nghiệp thông qua 3 lớp:

• SpamGuard: Bộ lọc thư rác chạy trên nền Machine Learning, tự học theo từng luồng email thực tế của doanh nghiệp. Email giao dịch của Nhất Tín được phân loại chính xác hơn, cải thiện đáng kể tỉ lệ vào inbox của khách hàng và đối tác.
• ReceiveGuard: Mọi email đến đều đi qua Vùng Ảo (Virtual Area) để kiểm tra tệp đính kèm và URL trước khi vào hộp thư người dùng. Địa chỉ và tên miền người gửi được xác thực tự động, cắt đứt con đường của các chiến dịch giả mạo trước khi chúng tiếp cận nhân viên.
• SendGuard: Bảo vệ luồng email gửi đi và hỗ trợ thu hồi thư đã gửi nhầm. Tích hợp chuẩn xác thực DMARC và SPF giúp tên miền Nhất Tín được công nhận là nguồn gửi đáng tin cậy, qua đó nâng tỉ lệ email đến inbox và ngăn bên ngoài lợi dụng thương hiệu để lừa đảo.

Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ đính kèm file lên đến 10 GB, đặt mật khẩu bảo vệ email gửi đi, và tự động gửi báo cáo hàng ngày về toàn bộ hoạt động email bao gồm cả các mối đe dọa đã bị chặn. Đội IT có đủ dữ liệu để nắm tình hình mà không cần chủ động truy vết từng sự kiện.

Hệ thống an toàn, tiết kiệm 80% thời gian xử lý spam

Thay đổi rõ nhất là ở con người. Nhân viên Nhất Tín trên toàn hệ thống gần như không còn phải mất thời gian phân loại và xóa thư rác thủ công mỗi ngày. Hơn 80% thời gian đó được trả về cho công việc thực chất. Nhân lên cho hơn 2.500 người, đây không phải là con số nhỏ.

Sau khi tên miền Nhất Tín được xác thực chuẩn DMARC và SPF, email giao dịch bắt đầu đến đúng nơi cần đến. Xác nhận đơn hàng, hóa đơn và thông báo vận chuyển vào thẳng inbox thay vì nằm lạc trong thư rác, vòng xử lý công việc với đối tác nhờ đó cũng ngắn lại đáng kể.

Về bảo mật, đội IT Nhất Tín không còn phải chờ đến khi có sự cố mới biết chuyện gì đang xảy ra. Toàn bộ luồng email được giám sát qua một giao diện duy nhất với báo cáo cập nhật hàng ngày, trong khi đội ngũ VNETWORK sẵn sàng hỗ trợ trực tiếp nếu có vấn đề phát sinh. Kể từ đó, hệ thống chưa ghi nhận sự cố nghiêm trọng nào dù quy mô mạng lưới tiếp tục mở rộng.

Với VNETWORK, mỗi doanh nghiệp lựa chọn gắn bó là một cam kết cần được giữ vững hơn là một hợp đồng cần được thực thi. Sự tin tưởng mà Nhất Tín đặt vào từ những ngày đầu là động lực để đội ngũ VNETWORK tiếp tục hoàn thiện, đồng hành qua từng giai đoạn mở rộng tiếp theo của doanh nghiệp.